Smettila di cercare risorse all'ultimo minuto! Scopri come individuare e procurarti tutto ciò che ti serve prima di creare il tuo corso e-learning: solo così puoi garantire uno sviluppo senza intoppi.
Come una buona pianificazione evita i grattacapi nei progetti e-learning
Pianificare in anticipo le risorse ti evita infiniti grattacapi quando crei corsi e-learning. Ho visto troppi progetti fallire perché qualcuno non è riuscito a trovare le persone, i contenuti o gli strumenti giusti nel momento del bisogno. Prendersi il tempo necessario per individuare e assicurarsi le risorse prima di iniziare lo sviluppo rende tutto più fluido e garantisce esperienze di apprendimento migliori.
Le quattro risorse fondamentali per il successo dell'e-learning
Prima di buttarti a capofitto nello sviluppo, assicurati di sapere di cosa avrai bisogno in ciascuno di questi aspetti. La maggior parte degli instructional designer alle prime armi si concentra solo sui contenuti e trascura le altre risorse fondamentali.
Le persone
Le persone giuste possono fare la differenza nel successo o nel fallimento del tuo progetto. Assicurati fin dall’inizio l’impegno di queste figure chiave e fissalo nei loro calendari. Secondo la mia esperienza, queste risorse sono quelle che più facilmente rischiano di venir meno, perché tutti sono impegnati con il proprio “vero lavoro”.
La maggior parte degli instructional designer alle prime armi tende a mostrarsi titubante nel fissare impegni precisi in termini di tempo, ma è proprio in questi casi che devi essere più deciso/a. Ricorda: non puoi realizzare una formazione di qualità senza poter contare sulle persone giuste al momento giusto.
· Esperti in materia: chi conosce davvero i contenuti che devi trasmettere? Non accontentarti del «team marketing»: individua persone specifiche e assicurati che ti dedichino del tempo.
· Revisori e approvatori: chi deve approvare il tuo lavoro? Chiarisci i loro ruoli e definisci le aspettative sui tempi di consegna.
· Supporto tecnico: di quale aiuto avrai bisogno con il tuo LMS o altri strumenti? Assicurati di avere questi contatti prima di trovarti in difficoltà.
· Referenti: chi può testare il tuo corso dal punto di vista dell'utente? Un feedback reale è sempre meglio delle supposizioni.
Contenuti
Non è necessario partire da zero. Individua queste fonti di contenuti sin dall’inizio per risparmiare tempo. La raccolta dei contenuti viene spesso sottovalutata nelle tempistiche dei progetti. Ho visto troppi instructional designer trovarsi in difficoltà perché davano per scontato che i contenuti fossero già disponibili e ben organizzati. La realtà è solitamente fatta di documenti disordinati, materiali obsoleti e informazioni incomplete.
Dedicare del tempo a fare un inventario di ciò che esiste e a individuare le lacune prima di iniziare a lavorare può farti risparmiare settimane di frustrazione in seguito.
· Materiali esistenti: su quali corsi di formazione o documenti attuali puoi basarti? Cerca presentazioni, guide operative o manuali.
· Brand assets: quali loghi, colori e template devi seguire? Procurati subito la style guide, non dopo aver progettato tutto.
· Risorse multimediali: quali immagini, video o audio possono migliorare i tuoi contenuti? Verifica se hai accesso a librerie di immagini stock.
· Materiali di riferimento: quali policy o documenti tecnici dovrebbero essere alla base dei tuoi contenuti? Raccoglili prima di iniziare a scrivere.
Risorse tecnologiche
Qualche intoppo tecnico può ritardare il tuo progetto di settimane. Assicurati queste risorse con largo anticipo. I problemi di accesso alle risorse tecnologiche sono i killer silenziosi dei progetti e-learning. Proprio quando pensi che tutto proceda secondo i piani, scopri di non poter ottenere i diritti di admin per installare il software necessario, oppure che il tuo strumento di authoring non è compatibile con l’LMS.
Ho imparato a mie spese che dare per scontato che la tecnologia “funzioni e basta” è la ricetta giusta per non rispettare le scadenze. Prenditi il tempo necessario per testare l'intero flusso di lavoro tecnologico prima di fissare le scadenze.
· Strumenti di sviluppo: quale authoting tool utilizzerai? Assicurati di disporre delle licenze necessarie e di sapere come utilizzarlo.
· Learning platform: su quale piattaforma sarà ospitato il corso? Assicurati di avere un accesso completo all'LMS prima di caricare qualsiasi contenuto.
· Testing environment: è possibile effettuare i test in condizioni identiche a quelle che vivranno gli studenti? Questo evita spiacevoli sorprese in seguito.
· Requisiti hardware: di quali dispositivi hai bisogno per lo sviluppo e il testing? Non dimenticare i dispositivi mobili se gli studenti li utilizzeranno.
Budget
Le questioni economiche richiedono sempre più tempo del previsto. Pianifica queste spese in anticipo. Le discussioni sul budget mettono a disagio molti progettisti didattici, ma sono fondamentali per il successo del progetto. Ho visto innumerevoli progetti andare in fumo perché i progettisti hanno dovuto ricorrere a immagini gratuite invece che a foto d’archivio professionali, oppure non sono riusciti ad accedere al software giusto perché non era stato previsto alcun budget per le licenze.
Anche le voci di budget più piccole possono causare grandi ritardi quando i processi di approvazione richiedono più tempo del previsto. Affrontare le questioni relative al budget in anticipo consente di definire aspettative realistiche su ciò che è possibile realizzare.
· Licenze software: devi acquistare o aggiornare degli strumenti? L'approvazione del budget può richiedere settimane.
· Risorse multimediali: avrai bisogno di fondi per foto stock o grafica personalizzata? Prevedi questa spesa fin dall'inizio.
· Competenze esterne: devi assumere qualcuno che ti aiuti con determinati aspetti? Trovalo prima di trovarti a corto di tempo.
· Fondi di riserva: aggiungi sempre un margine del 10-15% per le spese impreviste. Credimi, ti servirà.
Quattro strategie per assicurarti le risorse di cui hai bisogno
Identificare le risorse non basta: bisogna assicurarsele concretamente. Ecco come farlo in modo efficace.
Crea un project charter formale
Metti tutto per iscritto e fai firmare tutti. Questo semplice passo trasforma le vaghe promesse in impegni concreti. Un buon project charter elenca chiaramente tutte le risorse necessarie e consente di ottenere l’approvazione dei principali stakeholder. Se in seguito qualcuno dovesse dire “Non sapevo che ne avessi bisogno”, avrai la documentazione a cui fare riferimento.
Coinvolgi i gatekeeper sin dall’inizio
Non aspettare di trovarti con le spalle al muro. Organizza riunioni di avvio con tutti coloro che controllano l’accesso a ciò di cui hai bisogno. Parla con i reparti IT per l’accesso ai sistemi, con i capi reparto per il tempo degli esperti in materia, con i brand team per le risorse di design e con la finanza per le approvazioni di budget. Spiegare le tue esigenze in anticipo rende le persone più propense ad aiutarti quando sarà il momento.
Assicurati impegni specifici
Sostituisci le vaghe promesse con accordi concreti che includano nomi, date e dettagli. Invece di “il marketing esaminerà i contenuti”, richiedi “Maria sarà disponibile per la revisione ogni mercoledì dalle 14:00 alle 16:00 nel mese di maggio”. Gli impegni specifici sono più difficili da ignorare e più facili da seguire quando necessario.
Sviluppa piani di emergenza
Nonostante i tuoi migliori sforzi, potrebbero comunque emergere carenze di risorse. Tieni sempre pronto un piano B. Scopri chi sono i tuoi esperti di riferimento di riserva, cerca in anticipo le opzioni di media stock e decidi quali funzionalità potresti semplificare se dovessero sorgere dei vincoli. Avere delle alternative pronte ti permette di portare avanti il tuo progetto quando la tua prima scelta non è disponibile.
Key takeaways: organizza le risorse prima di iniziare
Il successo del tuo progetto e-learning dipende dalla possibilità di disporre delle risorse giuste al momento giusto. Prima di iniziare lo sviluppo, segui questi passaggi: identifica tutti i requisiti relativi a personale, contenuti, tecnologia e budget; redigi un project charter formale; coinvolgi sin dall’inizio i responsabili; ottieni impegni concreti; e prevedi sempre dei piani di ripiego.
Grazie a queste strategie, dedicherai meno tempo alla ricerca delle risorse e più tempo alla creazione di esperienze formative efficaci che aiutino concretamente i tuoi utenti.
Traduzione autorizzata tratta dal post originale di Tom Kuhlmann su “Get The Resources You Need Before an E-Learning Project Begins”.
Il post originale è disponibile qui.
